• Mission principale : Piloter des projets transverses de structuration des outils, process, documentation et modes de fonctionnement afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle, la circulation de l’information et l’adoption des changements internes.
• KPI :
  • 1. Structuration des process : nombre de process clés formalisés, validés et adoptés par les équipes.
  • 2. Adoption des changements : taux d’utilisation des nouveaux outils/process, participation aux formations, retours utilisateurs.
  • 3. Pilotage projet : respect des délais, qualité des livrables, visibilité donnée au management sur les risques, arbitrages et avancements.
• Responsabilités et activités principales :
  • Responsabilité : Cadrer et piloter des projets transverses SI / Operations
    • Activité 1 : Identifier, analyser et formaliser les irritants opérationnels rencontrés par les équipes.
    • Activité 2 : Transformer des problématiques floues en plans d’action clairs : objectifs, périmètre, parties prenantes, planning, risques et livrables.
    • Activité 3 : Piloter les projets transverses en lien avec les équipes concernées et assurer un reporting clair auprès du management.
  • Responsabilité : Structurer les process et la gouvernance interne
    • Activité 1 : Cartographier les process existants, identifier les zones de flou, doublons d’information ou responsabilités mal définies.
    • Activité 2 : Formaliser des process simples, accessibles, maintenables et adaptés aux besoins réels des équipes.
    • Activité 3 : Participer à la mise en place de règles de gouvernance sur les outils, la documentation, les responsabilités et les modes de fonctionnement.
  • Responsabilité : Améliorer l’accès à l’information et la documentation
    • Activité 1 : Produire et maintenir une documentation claire : modes opératoires, guides, supports de formation, procédures internes.
    • Activité 2 : Organiser l’information pour la rendre plus accessible, fiable et partagée entre les équipes.
    • Activité 3 : Réduire la dépendance aux savoirs informels en structurant les connaissances clés de l’organisation.
  • Responsabilité : Accompagner la conduite du changement
    • Activité 1 : Préparer et animer des ateliers avec les équipes pour comprendre les besoins, tester les solutions et embarquer les utilisateurs.
    • Activité 2 : Accompagner le déploiement de nouveaux outils, process ou règles de fonctionnement.
    • Activité 3 : Créer les supports nécessaires à l’adoption : formations, communications internes, FAQ, guides utilisateurs.
    • Activité 4 : Suivre les retours terrain et ajuster les dispositifs mis en place.
  • Responsabilité : Identifier les opportunités de simplification et d’automatisation
    • Activité 1 : Repérer les tâches répétitives, les ruptures de process ou les manipulations manuelles pouvant être simplifiées.
    • Activité 2 : Proposer des améliorations pragmatiques en lien avec les outils existants.
    • Activité 3 : Collaborer avec le CRM Administrator, l’équipe Data ou d’autres parties prenantes pour fiabiliser les flux d’information.

Compétences et qualifications requises

• Formation/Expérience : Formation supérieure en gestion de projet, systèmes d’information, management, opérations, école de commerce, école d’ingénieur ou équivalent. Débutant accepté si excellent potentiel, très bonne structure intellectuelle, sens de l’organisation et forte capacité d’apprentissage. Une première expérience en gestion de projet, opérations, transformation, conseil, PMO, conduite du changement ou environnement scale-up est appréciée.

• 
  Compétences techniques :
  • 1. Bonne maîtrise des méthodes de gestion de projet : cadrage, planning, suivi des actions, risques, parties prenantes.
  • 2. Excellente capacité à formaliser et documenter des process.
  • 3. Capacité à analyser des dysfonctionnements opérationnels et proposer des solutions concrètes.
  • 4. Aisance avec les outils collaboratifs et de documentation.
  • 5. Connaissance appréciée d’outils comme Notion, Confluence, Asana, Monday, Jira, Trello ou équivalents.
  • 6. Appétence pour les outils SaaS, CRM, automatisation ou BI.
  • 7. Connaissance de HubSpot, Make ou Metabase appréciée mais non indispensable.
  • 8. Capacité à produire des supports clairs : comptes rendus, schémas de process, guides, supports de formation.
• Langues : Français courant indispensable. Anglais professionnel apprécié dans un contexte international et pour l’usage d’outils SaaS.

Conditions de travail

• Horaires de travail : Temps plein, horaires de bureau, flexibilité à définir selon politique interne.
• Note marché : le positionnement proposé tient compte d’un rôle junior à confirmé, mais transverse, impliquant cadrage projet, conduite du changement, documentation et exposition à plusieurs équipes.

Relations professionnelles

• Lien hiérarchique : Head of Operations.
• Lien fonctionnel : Travaille en collaboration avec les équipes Sales, Marketing, Customer Support, Projets, Data, Finance, RH, IT et Direction selon les projets.

Profil du candidat

• Savoir-être :
  • 1. Grande rigueur et sens de l’organisation.
  • 2. Forte capacité d’analyse et de structuration.
  • 3. Curiosité et envie de comprendre les métiers.
  • 4. Excellente communication écrite et orale.
  • 5. Pédagogie et sens de l’accompagnement.
  • 6. Autonomie, fiabilité et esprit d’initiative.
  • 7. Capacité à naviguer dans un environnement imparfait ou peu documenté.
  • 8. Diplomatie, écoute et capacité à embarquer des interlocuteurs variés.
  • 9. Esprit pragmatique : capacité à produire des solutions simples, utiles et adoptables.

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